10 Consejos para ser una secretaria más eficiente

Hay muchas actitudes que te hacen perder tiempo en el trabajo y no te permiten demostrar tu potencial al máximo. Sigue estos tips que te ayudarán a evitarlo... A continuación te presentamos 10 consejos para que empieces a ser mas eficiente en el trabajo. 1. Resiste la urgencia que sientes de leer e-mail personales El correo electrónico ha hecho que podamos comunicarnos con amigos y colegas de manera instantánea, fácil y asequible. Sin embargo, ahora muchas personas pasan horas leyendo y contestando sus e-mails a diario. Deja los e-mails de tus amigos para el final del día. De esta manera, tus horas productivas no se verán interrumpidas con asuntos personales. 2. Lee las noticias, en línea o por otros medios, en casa en lugar de la oficina Internet es una gran distracción en el centro de trabajo y está al alcance con un solo click. Es posible que acabes de enterarte de una noticia de último minuto, pero aprende a permanecer concentrado durante tus horas laborales. La historia todavía estará en Internet cuando llegues a casa y en el periódico a la mañana siguiente. 3. Prioriza y delega Si bien todas tus actividades podrán parecerte decisivas, probablemente las puedes clasificar en orden de importancia. De la misma manera, saber cómo delegar es algo en que se destacan los mejores jefes. Observa con detenimiento tu lista de actividades pendientes y reconoce lo que tiene que hacerse de inmediato, lo que puede esperar y lo que se le puede delegar. 4. Aprende a decir no Decir no tal vez sea lo más difícil de hacer en el trabajo, especialmente si estás intentando causar una buena impresión. Sin embargo, es importante que sepas cuándo has llegado al límite de lo que puedes hacer. Está bien que ayudes a los demás en tu centro de trabajo, pero algunas veces tienes que poner un límite si quieres usar tu tiempo de manera eficaz. 5. Rechaza las oportunidades de socializar Algunas veces simplemente tienes que tomar una decisión sobre el gran chisme que están contando en el dispensador de agua. Es importante que hagas amigos en el trabajo, pero puedes limitar las conversaciones sociales a horas específicas del día, como en la mañana cuando vas por el café. Tal vez tendrías que decirles a tus amigos que no puedes socializar en el trabajo, pero sí fuera de horas de oficina. 6. Organízate Es increíble cuánto tiempo se pasa uno buscando archivos, tratando de ver dónde archivar los documentos y anotando números de teléfono. Llega al trabajo temprano y organiza toda tu área de trabajo. ¿No estás seguro por dónde empezar? Existe una amplia variedad de recursos que te pueden ayudar a organizarte, desde tiendas que se especializan en la organización hasta libros. 7. Haz una lista y síguela al pie de la letra Parece un consejo de escuelita, pero para muchas personas hacer una lista es la mejor manera de ser más productivo. Haz una lista de cosas que tienes que hacer todos los días cuando llegues al trabajo y comprométete a hacer todo lo que figura en ella. 8. Date un tiempo ¿sin interrupciones? Este consejo es más fácil de seguir si tienes una oficina y puedes cerrar la puerta, pero incluso si trabajas en un cubículo puedes darte un tiempo sin interrupciones. Encuentra una sala de reuniones o lleva tu computadora portátil a un lugar apartado. Ponte audífonos, prende tu computadora y evita sentarte frente a un compañero de trabajo. Esta medida hará que sea más fácil rechazar la tentación de socializar en la oficina. 9. Encuentra el sistema que funcione mejor para ti Algunos pequeños dispositivos portátiles funcionan de maravilla para algunos, pero terminan quitándole tiempo a otros. El truco es encontrar el sistema que funcione mejor para ti. Tal vez prefieres una agenda y un lapicero o un organizador de escritorio en lugar de un sistema computarizado. Cualquiera que sea el sistema que elijas, aprende a usarlo de manera eficaz. 10. Disminuye tus materiales de lectura ¿En realidad tienes que recibir siete boletines electrónicos por semana? Trata de disminuir las publicaciones que lees y el correo electrónico que recibes. Podrás recibir las noticias más importantes de una sola fuente y aún mantener tus conocimientos al día.

MARKETING SECRETARIAL.

“LO QUE NO SE ANUNCIA NO SE VENDE…”   Las   secretarias de este milenio deben dominar con fluidez unas nociones básicas de marketing para poder ayudar en la Empresa y saber desenvolverse en el mundo de los negocios. Concepto de Marketing:Es la ciencia que persigue alcanzar de manera EFECTIVA Y SATISFACTORIA, todas las necesidades y deseos de los clientes, por lo que todas sus actividades deben estar centradas en determinar primero y satisfacer después esos deseos, estando adaptados a su demanda.El Marketing aporta precisamente una forma distinta de concebir y ejecutar la función comercial  o relación de intercambio entre dos o más partes. El Turismo es un sector competitivo dentro y fuera del país es sumamente importante, se ha producido un cliente más experimentado y por tanto exigente, por lo que la atención al cliente es vital. La mercadotecnia:Es un sistema dinámico. Comienza cuando nace la idea de un producto y/o servicio y no termina hasta que las necesidades de los clientes quedan satisfechas. Objetivo:Que los clientes queden satisfechos para que la empresa pueda seguir haciendo negocios. MANDAMIENTO DE MERCADOTECNIA. “CONOCERAS TUS CLIENTES” -         Necesidad: sentimiento de carencia. Función del marketing identificar necesidad del cliente. -         Deseo: Expresión de la necesidad moldeada por la historia anterior del individuo. (aspecto socio-cultural). -         Motivo: Necesidad estimulada que el individuo busca satisfacer. “CONOCERAS SUS PRODUCTOS” -         Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles. Incluye: empaque, color, precio, prestigio del fabricante, del vendedor y su servicio. Ejemplo> los clientes compran aquello que les satisface por eso debe venderse los beneficios del producto y no el producto.   IMPORTANCIA DE LA PROMOCION: -         Hasta el producto más útil y necesario, será un FRACASO comercial, si nadie se entera de que está en venta. -         Es fundamental para la empresa, como apoyo para la distinción de su producto o servicio, para dar a conocer sus fines, para persuadir a los compradores potenciales e influir con más información en el proceso de la decisión de compra. Existen diferentes métodos de promoción: -         Venta personal.El éxito depende en gran medida de la gestión del vendedor. -         Publicidad: Venta impersonal. Es el componente de mayor alcance. Se paga y caro. Ej: Plegables, afiches, soportes promocionales, colocación de anuncias en publicaciones escritas o de spots de radio o de TV, videos, etc. -         Publicidad indirecta.La publicación que no se paga y que la realizan los medios de comunicación a través de reportajes, artículos, entrevistas. -         Relaciones Públicas.Constituyen un esfuerzo planificado y una organización para influir en  la actitud de un grupo que puede ser cualquier publico  interno externo. -         El Mailing.Envió de información por el correo. -         Marketing telefónico:Consiste en conectar telefónicamente con los potenciales compradores del producto. MUY UTILIZADO EN NUESTROS DIAS. La PUBLICIDAD ENGAñOSA es un método de promoción que NUNCA DEBE UTILIZARSE, es, a través del cual se le prometen al público ventajas que no tiene el producto. El resultado es que el consumidor al comprobar el engaño, nunca más compra el producto, le habla a todos mal del mismo y por tanto este producto y todos los del fabricante o vendedor se des comercializan. El conocimiento en el siglo XV se duplicaba cada 500 años, hoy los conocimientos de las personas se duplican cada 4 años, por lo que  para el 2020 se duplicaran anualmente, esto nos compulsa y demuestra que tenemos que aprender y desaprender muchas cosas, esto no significa renunciar u olvidar el pasado, sino dejar de hacer lo que ya hoy no nos es útil.

MARKETING SECRETARIAL.

“LO QUE NO SE ANUNCIA NO SE VENDE…”   Las   secretarias de este milenio deben dominar con fluidez unas nociones básicas de marketing para poder ayudar en la Empresa y saber desenvolverse en el mundo de los negocios. Concepto de Marketing:Es la ciencia que persigue alcanzar de manera EFECTIVA Y SATISFACTORIA, todas las necesidades y deseos de los clientes, por lo que todas sus actividades deben estar centradas en determinar primero y satisfacer después esos deseos, estando adaptados a su demanda.El Marketing aporta precisamente una forma distinta de concebir y ejecutar la función comercial  o relación de intercambio entre dos o más partes. El Turismo es un sector competitivo dentro y fuera del país es sumamente importante, se ha producido un cliente más experimentado y por tanto exigente, por lo que la atención al cliente es vital. La mercadotecnia:Es un sistema dinámico. Comienza cuando nace la idea de un producto y/o servicio y no termina hasta que las necesidades de los clientes quedan satisfechas. Objetivo:Que los clientes queden satisfechos para que la empresa pueda seguir haciendo negocios. MANDAMIENTO DE MERCADOTECNIA. “CONOCERAS TUS CLIENTES” -         Necesidad: sentimiento de carencia. Función del marketing identificar necesidad del cliente. -         Deseo: Expresión de la necesidad moldeada por la historia anterior del individuo. (aspecto socio-cultural). -         Motivo: Necesidad estimulada que el individuo busca satisfacer. “CONOCERAS SUS PRODUCTOS” -         Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles. Incluye: empaque, color, precio, prestigio del fabricante, del vendedor y su servicio. Ejemplo> los clientes compran aquello que les satisface por eso debe venderse los beneficios del producto y no el producto.   IMPORTANCIA DE LA PROMOCION: -         Hasta el producto más útil y necesario, será un FRACASO comercial, si nadie se entera de que está en venta. -         Es fundamental para la empresa, como apoyo para la distinción de su producto o servicio, para dar a conocer sus fines, para persuadir a los compradores potenciales e influir con más información en el proceso de la decisión de compra. Existen diferentes métodos de promoción: -         Venta personal.El éxito depende en gran medida de la gestión del vendedor. -         Publicidad: Venta impersonal. Es el componente de mayor alcance. Se paga y caro. Ej: Plegables, afiches, soportes promocionales, colocación de anuncias en publicaciones escritas o de spots de radio o de TV, videos, etc. -         Publicidad indirecta.La publicación que no se paga y que la realizan los medios de comunicación a través de reportajes, artículos, entrevistas. -         Relaciones Públicas.Constituyen un esfuerzo planificado y una organización para influir en  la actitud de un grupo que puede ser cualquier publico  interno externo. -         El Mailing.Envió de información por el correo. -         Marketing telefónico:Consiste en conectar telefónicamente con los potenciales compradores del producto. MUY UTILIZADO EN NUESTROS DIAS. La PUBLICIDAD ENGAñOSA es un método de promoción que NUNCA DEBE UTILIZARSE, es, a través del cual se le prometen al público ventajas que no tiene el producto. El resultado es que el consumidor al comprobar el engaño, nunca más compra el producto, le habla a todos mal del mismo y por tanto este producto y todos los del fabricante o vendedor se des comercializan. El conocimiento en el siglo XV se duplicaba cada 500 años, hoy los conocimientos de las personas se duplican cada 4 años, por lo que  para el 2020 se duplicaran anualmente, esto nos compulsa y demuestra que tenemos que aprender y desaprender muchas cosas, esto no significa renunciar u olvidar el pasado, sino dejar de hacer lo que ya hoy no nos es útil.

MARKETING SECRETARIAL.

“LO QUE NO SE ANUNCIA NO SE VENDE…”   Las   secretarias de este milenio deben dominar con fluidez unas nociones básicas de marketing para poder ayudar en la Empresa y saber desenvolverse en el mundo de los negocios. Concepto de Marketing:Es la ciencia que persigue alcanzar de manera EFECTIVA Y SATISFACTORIA, todas las necesidades y deseos de los clientes, por lo que todas sus actividades deben estar centradas en determinar primero y satisfacer después esos deseos, estando adaptados a su demanda.El Marketing aporta precisamente una forma distinta de concebir y ejecutar la función comercial  o relación de intercambio entre dos o más partes. El Turismo es un sector competitivo dentro y fuera del país es sumamente importante, se ha producido un cliente más experimentado y por tanto exigente, por lo que la atención al cliente es vital. La mercadotecnia:Es un sistema dinámico. Comienza cuando nace la idea de un producto y/o servicio y no termina hasta que las necesidades de los clientes quedan satisfechas. Objetivo:Que los clientes queden satisfechos para que la empresa pueda seguir haciendo negocios. MANDAMIENTO DE MERCADOTECNIA. “CONOCERAS TUS CLIENTES” -         Necesidad: sentimiento de carencia. Función del marketing identificar necesidad del cliente. -         Deseo: Expresión de la necesidad moldeada por la historia anterior del individuo. (aspecto socio-cultural). -         Motivo: Necesidad estimulada que el individuo busca satisfacer. “CONOCERAS SUS PRODUCTOS” -         Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles. Incluye: empaque, color, precio, prestigio del fabricante, del vendedor y su servicio. Ejemplo> los clientes compran aquello que les satisface por eso debe venderse los beneficios del producto y no el producto.   IMPORTANCIA DE LA PROMOCION: -         Hasta el producto más útil y necesario, será un FRACASO comercial, si nadie se entera de que está en venta. -         Es fundamental para la empresa, como apoyo para la distinción de su producto o servicio, para dar a conocer sus fines, para persuadir a los compradores potenciales e influir con más información en el proceso de la decisión de compra. Existen diferentes métodos de promoción: -         Venta personal.El éxito depende en gran medida de la gestión del vendedor. -         Publicidad: Venta impersonal. Es el componente de mayor alcance. Se paga y caro. Ej: Plegables, afiches, soportes promocionales, colocación de anuncias en publicaciones escritas o de spots de radio o de TV, videos, etc. -         Publicidad indirecta.La publicación que no se paga y que la realizan los medios de comunicación a través de reportajes, artículos, entrevistas. -         Relaciones Públicas.Constituyen un esfuerzo planificado y una organización para influir en  la actitud de un grupo que puede ser cualquier publico  interno externo. -         El Mailing.Envió de información por el correo. -         Marketing telefónico:Consiste en conectar telefónicamente con los potenciales compradores del producto. MUY UTILIZADO EN NUESTROS DIAS. La PUBLICIDAD ENGAñOSA es un método de promoción que NUNCA DEBE UTILIZARSE, es, a través del cual se le prometen al público ventajas que no tiene el producto. El resultado es que el consumidor al comprobar el engaño, nunca más compra el producto, le habla a todos mal del mismo y por tanto este producto y todos los del fabricante o vendedor se des comercializan. El conocimiento en el siglo XV se duplicaba cada 500 años, hoy los conocimientos de las personas se duplican cada 4 años, por lo que  para el 2020 se duplicaran anualmente, esto nos compulsa y demuestra que tenemos que aprender y desaprender muchas cosas, esto no significa renunciar u olvidar el pasado, sino dejar de hacer lo que ya hoy no nos es útil.

IMAGEN EJECUTIVA DE LA SECRETARIA

IMAGEN EJECUTIVA

En la actualidad  se conoce a la secretaria como imagen de la empresa, quien siempre va a representar al ejecutivo, y como tal  ella  tiene que estar  preparada de manera óptima para  resolver asuntos de manera independiente haciéndole con esto el trabajo más fácil a su jefe. También la imagen  ejecutiva  barca a lo respecta  no sólo a tu estilo y personalidad sino también al cargo o posición laboral en que  se desempeña, todo esto unido a los objetivos laborales que se proponga.

 

 

Formación de la Secretaria

Hoy en día, la secretaria ejecutiva posee una preparación muy sólida, cuenta con conocimientos de cultura general, posee esmerada educación y sobre todo se le conoce como facilitadora, ya que ella realizará una serie de acciones con la finalidad de hacer mucho más viable el desarrollo de las funciones.

Ella se prepara para usar el lenguaje oral en forma correcta con una expresión fluida y clara, sin usar palabras rebuscadas, gerundios y barbarismos, y mucho menos caer en la vulgaridad. En la actualidad la secretaria ha alcanzado la máxima eficacia en el desarrollo de sus labores, ya que ella desempeña sus funciones en forma correcta, además conoce a la perfección procedimientos técnicos que le ayudarán a agilizar el desarrollo de sus funciones. Es muy importante que la secretaria cultive valores y actitudes con el único fin de que pueda incursionar al campo laboral en condiciones óptimas, en esto prima la personalidad.

Funciones de la Secretaria Ejecutiva

1.- Formular y remitir las convocatorias a sesiones plenarias o de trabajo a los integrantes    de la Comisión Ejecutiva, así como elaborar el orden del día de acuerdo con la      presidencia; 2.- Proveer el apoyo logístico necesario para el desarrollo de las sesiones y levantar la      minuta de acta respectiva; 3.- Elaborar un cronograma de acciones para el mejor desempeño de la Comisión      Ejecutiva. 4.- Dar seguimiento a los acuerdos alcanzados por la Comisión Ejecutiva; 5.- Elaborar los documentos de trabajo que sean necesarios para realizar los estudios      sobre la procuración y administración de justicia de justicia local y la seguridad pública; 6.- Redactar las propuestas legislativas que se deriven de las directrices y acuerdos que      marque la Comisión Ejecutiva; 7.- Establecer los procedimientos y áreas de trabajo internos que sean necesarios para el      mejor funcionamiento de la Comisión Ejecutiva; 8.- Realizar los foros de consulta pública en los términos que convenga la Comisión      Ejecutiva; 9.- Registrar y sistematizar la memoria de los trabajos de la Comisión Ejecutiva; 10.- Manejar administrativamente y para fines de representación legal los recursos        financieros, materiales y humanos que le sean asignados a la Comisión Ejecutiva; 11.- Las que la propia Comisión Ejecutiva le encomiende para el cumplimiento de su        objetivo. PROPÓSITO  Coadyuvar en la actualización y  modernización de la Procuración y la Administración de Justicia en el estado, en beneficio de la sociedad poblana en general. MISIÓN Contribuir, para que en el estado se propicie un ambiente de legalidad, corresponsabilidad ciudadana, gobernabilidad y protección de la sociedad, para fortalecer la procuración y administración de justicia eficiente, honesta y cercana a la gente, así como la ausencia de cualquier tipo de violencia, para que con ello coadyuvemos a la prosperidad en el estado. VISIÓN La Secretaria Ejecutiva, mediante la actualización y modernización de la Procuración y la Administración de Justicia, contribuye a que los ciudadanos en el estado de puebla convivan y se desarrollen en un ambiente de legalidad, gobernabilidad y  seguridad, en un entorno de paz,   social, propiciando un ambiente de mayor prosperidad y oportunidad para todos.

El perfil de la secretaria ejecutiva

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.

Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.

Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.

Características del perfil de la secretaria ejecutiva

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.

Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.