IMAGEN EJECUTIVA DE LA SECRETARIA

IMAGEN EJECUTIVA

En la actualidad  se conoce a la secretaria como imagen de la empresa, quien siempre va a representar al ejecutivo, y como tal  ella  tiene que estar  preparada de manera óptima para  resolver asuntos de manera independiente haciéndole con esto el trabajo más fácil a su jefe. También la imagen  ejecutiva  barca a lo respecta  no sólo a tu estilo y personalidad sino también al cargo o posición laboral en que  se desempeña, todo esto unido a los objetivos laborales que se proponga.

 

 

Formación de la Secretaria

Hoy en día, la secretaria ejecutiva posee una preparación muy sólida, cuenta con conocimientos de cultura general, posee esmerada educación y sobre todo se le conoce como facilitadora, ya que ella realizará una serie de acciones con la finalidad de hacer mucho más viable el desarrollo de las funciones.

Ella se prepara para usar el lenguaje oral en forma correcta con una expresión fluida y clara, sin usar palabras rebuscadas, gerundios y barbarismos, y mucho menos caer en la vulgaridad. En la actualidad la secretaria ha alcanzado la máxima eficacia en el desarrollo de sus labores, ya que ella desempeña sus funciones en forma correcta, además conoce a la perfección procedimientos técnicos que le ayudarán a agilizar el desarrollo de sus funciones. Es muy importante que la secretaria cultive valores y actitudes con el único fin de que pueda incursionar al campo laboral en condiciones óptimas, en esto prima la personalidad.

Funciones de la Secretaria Ejecutiva

1.- Formular y remitir las convocatorias a sesiones plenarias o de trabajo a los integrantes    de la Comisión Ejecutiva, así como elaborar el orden del día de acuerdo con la      presidencia; 2.- Proveer el apoyo logístico necesario para el desarrollo de las sesiones y levantar la      minuta de acta respectiva; 3.- Elaborar un cronograma de acciones para el mejor desempeño de la Comisión      Ejecutiva. 4.- Dar seguimiento a los acuerdos alcanzados por la Comisión Ejecutiva; 5.- Elaborar los documentos de trabajo que sean necesarios para realizar los estudios      sobre la procuración y administración de justicia de justicia local y la seguridad pública; 6.- Redactar las propuestas legislativas que se deriven de las directrices y acuerdos que      marque la Comisión Ejecutiva; 7.- Establecer los procedimientos y áreas de trabajo internos que sean necesarios para el      mejor funcionamiento de la Comisión Ejecutiva; 8.- Realizar los foros de consulta pública en los términos que convenga la Comisión      Ejecutiva; 9.- Registrar y sistematizar la memoria de los trabajos de la Comisión Ejecutiva; 10.- Manejar administrativamente y para fines de representación legal los recursos        financieros, materiales y humanos que le sean asignados a la Comisión Ejecutiva; 11.- Las que la propia Comisión Ejecutiva le encomiende para el cumplimiento de su        objetivo. PROPÓSITO  Coadyuvar en la actualización y  modernización de la Procuración y la Administración de Justicia en el estado, en beneficio de la sociedad poblana en general. MISIÓN Contribuir, para que en el estado se propicie un ambiente de legalidad, corresponsabilidad ciudadana, gobernabilidad y protección de la sociedad, para fortalecer la procuración y administración de justicia eficiente, honesta y cercana a la gente, así como la ausencia de cualquier tipo de violencia, para que con ello coadyuvemos a la prosperidad en el estado. VISIÓN La Secretaria Ejecutiva, mediante la actualización y modernización de la Procuración y la Administración de Justicia, contribuye a que los ciudadanos en el estado de puebla convivan y se desarrollen en un ambiente de legalidad, gobernabilidad y  seguridad, en un entorno de paz,   social, propiciando un ambiente de mayor prosperidad y oportunidad para todos.

El perfil de la secretaria ejecutiva

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.

Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen personal.

Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.

Características del perfil de la secretaria ejecutiva

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser neutralizados.

Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.